Präqualifizierung
Vor der Auditierung muss ein Compliance-System eingerichtet werden, welches den Maßstäben des Hamburger Compliance Standards gerecht wird.
Auditierung
Die Auditierung durch externe Auditoren, die bei der Handelskammer Hamburg akkreditiert sein müssen, ist das Herzstück des Verfahrens.
Zertifizierung
Nach einem erfolgreichen Audit verleiht die Handelskammer Hamburg das Hamburger Compliance Zertifikat.
Re-Zertifizierung
Nach drei Jahren kann eine Re-Zertifizierung mit dem Hamburger Compliance Zertifikat erfolgen – regelmäßig in einem verkürzten Verfahren.
Entzug
Wenn Unternehmen gegen den Hamburger Compliance Standard verstoßen, kann das Zertifikat entzogen werden.

Auditierung

Voraussetzung für die Erlangung des Hamburger Compliance Zertifikats ist die Durchführung eines Compliance-Audits. Maßstab ist der Hamburger Compliance Standard.

Die Prüfung erfolgt durch externe Auditoren, die bei der Handelskammer Hamburg akkreditiert sein müssen. Die Auditoren müssen der Handelskammer einschlägige Kenntnisse nachweisen und werden vom Unternehmen für das jeweilige Verfahren ausgewählt. Auf Antrag des Unternehmens wird das Auditierungsverfahren eingeleitet und vom Auditor durchgeführt. Der Auditor erstellt einen Auditbericht und übergibt diesen an das Unternehmen und an Pro Honore e.V.

Pro Honore e.V. prüft, ob die Voraussetzungen für die Erteilung des Hamburger Compliance Zertifikats vorliegen, und gibt eine entsprechende Empfehlung an die Handelskammer Hamburg. Werden Schwachpunkte entdeckt, so kann die Empfehlung unter dem Vorbehalt erfolgen, dass das Unternehmen diese in einem festgesetzten Zeitraum vollständig beseitigt.

Elemente und Ablauf

Wesentliches Instrument für die Auditierung ist ein Evaluierungsbogen, der vom Unternehmen mit dem Auditor auszufüllen ist und durch entsprechenden Unterlagen und Dokumente des Unternehmens ergänzt wird. Solche sind insbesondere:

  • Darstellung der Compliance-Organisation
  • Prozessbeschreibungen
  • Handbücher
  • Richtlinien und Arbeitsanweisungen
  • Rechtlich vorgeschriebene Dokumente
  • Zertifikate oder Siegel dritter Institutionen
  • Gespräche des Auditors mit der Geschäftsleitung und mit Mitarbeitern

Eingangs berichtet das Unternehmen selbständig über seine Compliance-Organisation und sonstige relevante Maßnahmen, Kodizes, Standards, Zertifikate o.ä. Nach der Ausfüllung des Evaluierungsbogens und der Übergabe der weiteren Dokumente wertet der Auditor diese Unterlagen und sonstige Informationen aus. Die Vorgaben des Evaluierungsbogens basieren auf dem aktuellen Stand in Praxis, Rechtsprechung und Wissenschaft. Sofern das Unternehmen bestimmten Vorgaben nicht entspricht, wird der Grund dafür dargelegt. Sachlich zweckmäßige Abweichungen stehen der Vergabe des Zertifikates nicht entgegen.

Sofern auf dieser Grundlage festgestellt wird, dass Fragen unbeantwortet geblieben sind oder Dokumente fehlen, werden diese vom Auditor angefordert. Sollten danach noch Lücken vorhanden sein, wird das Unternehmen darauf hingewiesen und abgestimmt, ob und bis wann diese Lücken abschließend bearbeitet werden können.

Liegen alle Unterlagen vor und sind gegebenenfalls erforderliche Nachbesserungen erfolgt, führt der Auditor ein Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung. Daraufhin wird der abschließende Auditbericht fertiggestellt und an das Unternehmen und an Pro Honore e.V. übergeben. Gegebenenfalls kann der Auditor eine Empfehlung unter Auflagen aussprechen. In diesem Fall wird dem Unternehmen nochmals die Möglichkeit zur Behebung der Mängel gegeben.

Pro Honore e.V. überprüft den Auditbericht und spricht dann gegenüber der Handelskammer Hamburg eine Zertifizierungsempfehlung aus. Auf dieser Grundlage entscheidet die Handelskammer Hamburg über die Erteilung des Zertifikats.

Zusammengefasst verläuft das Auditierungsverfahren in folgenden wesentlichen Schritten:

  1. Bericht des Unternehmens über die Compliance-Organisation und Bearbeitung des Evaluierungsbogens
  2. Prüfung der Dokumente und weiterer Informationen durch den Auditor
  3. Abschlussgespräch mit der Geschäftsführung
  4. Auditbericht an Pro Honore e.V.
  5. Schlüssigkeitsprüfung durch Pro Honore e.V.
  6. Empfehlung von Pro Honore e.V. an die Handelskammer Hamburg

Maßstab der Auditierung

Grundlage der Auditierung sind die Anforderungen des Hamburger Compliance Standards. Der Evaluierungsbogen dient dazu, diese Inhalte systematisch abzuprüfen.

Bei der Auditierung sind immer die jeweiligen Umstände des Unternehmens zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die mittelständische Struktur.

Der Hamburger Compliance Standard zielt nicht auf die Einführung und Einhaltung rein formeller Regeln ab. Vielmehr ist zu gewährleisten, dass die Compliance-Maßnahmen im Unternehmen nachhaltig und effizient umgesetzt werden. Die Ausgestaltung im Einzelnen wird vom jeweiligen Unternehmen bestimmt. Maßgeblich sind dabei unter anderem die Struktur des Unternehmens, die Branche, die internationale Ausrichtung, die Anzahl der Mitarbeiter und die Gesellschafterstruktur.

Sinn des Evaluierungsbogens ist es, die Anforderungen des Hamburger Compliance Standards in Gestalt von möglichst einfachen und auf Prozesse ausgerichteten Fragen abzuprüfen. Für mittelständische Unternehmen sind allerdings einheitliche Strukturen und Prozesse nicht immer zweckmäßig. Daher haben die Unternehmen die Möglichkeit, von den Vorgaben des Evaluierungsbogens abweichende unternehmensspezifische Besonderheiten zu erläutern.

Bei der Auditierung ist zu prüfen, ob und wie bestehende Zertifizierungen oder Siegel Dritter (bspw. aus den Bereichen Umweltschutz, Datenschutz, Produkthaftung oder Ähnliches) eingebunden werden können.